W3G

クライアントを招待して使えるかどうか

プロジェクトのタスク管理、進捗管理、情報共有等が行えるプロジェクトマネジメントツールは数多くありますが、中でも有名なのがオープンソースソフトウェアのRedmineです。しかしながら、Redmineは決してわかりやすい・使いやすいと言えるものではありません。多機能にもかかわらずUIは複雑かつ貧弱なため不便な印象を受けることも多いはずです。

Redmineを使いこなすには必然的に高いリテラシーが求められるため、クライアントを招待して使えるかどうかで考えると、Redmine上でまともなコミュニケーションが成り立つことはほとんど期待できないかもしれません。また、使い方を説明するのにも多大な労力と時間を要すことになり、クライント側も慣れないツールを利用させられることになって、お互いにストレスを感じることが多いことでしょう。

そんなRedmineがリテラシーを問はず使えるぐらいシンプルに洗練されたUIになっているのがiOS/AndroidアプリのRedminePMです。このアプリを利用することでRedmineがクライアントとのプロジェクト進行を強力に推進してくれるツールとしても期待できるようになります。

RedminePMを利用するには

まずは、RedminePMを利用するためのRedmineの条件や設定について紹介しましょう。APIとの互換性の関係からRedmineのバージョン2.1以上で最新バージョンを利用することが推奨されており、REST APIが有効（[管理]->[設定]->[認証]へ進み、「RESTによるWebサービスを有効にする」にチェックがついた状態）になっている必要があります。

REST APIを有効にできたら、RedminePMの公式サイトからリンクを辿るか、iOSの方はApp Store、Androidの方はGoogle Playから無料でインストールできます。アプリは株式会社プロジェクト・モードさんが開発されているので、UIは日本語に完全対応しており、広告の類も一切表示されません。無料で広告表示もないため、マネタイズはRedminePMのアプリが気に入った方からのアプリ開発の案件紹介で成り立てられているそうですので、RedminePMが気に入った方はぜひアプリ開発案件のご相談を。

RedminePMはiPadにも対応しているので、ここでは画面の大きくてわかりやすいiPadでのスクリーンショットを掲載していきます。

RedminePMの利用の流れ

アカウント情報を入力してログインすると、最初に関わっているプロジェクトの一覧が表示されます。クライアントの利用時はここは通常1件だけの表示になるので迷うこともないでしょう。プロジェクトを選択すると、そのプロジェクトのチケット一覧が表示されます。

新しいチケットもアプリから簡単に登録できます。最低限はトラッカーを選択してもらうのと、題名と説明文を入力してもらい、必要に応じて添付ファイルをアップロードをしてもらえれば成り立つので、メールのやりとり程度の操作と大差はありません。また、アップロードされたファイルのダウンロードもいろいろ連携できているので便利です。

RedminePMがクライントとの共同管理にも重宝できる最大の理由は、My Tasksとして自分が担当者となっているチケットの一覧を表示できることです。この機能だけで単純にシンプルなToDoアプリとして成り立つほどです。一つのプロジェクトでもクライアントに決定してもわないといけないことは何十件とあります。本業の忙しいクライアントにいつまでに何をしてもらう必要があるのかを一覧で提示できることはプロジェクト進行に雲泥の差をもたらします。

各タスクの詳細もチケットごとに話題をまとめることができているので、メールやチャットツールよりも断然内容を追いやすくなります。アプリ上から編集や削除のチケットの更新も簡単に行えます。

なお、RedminePMではニュースと文書が使えないため、チケット以外で書き溜めていく必要があるような場合は、検索からWikiが内容の確認も編集できるので、Wikiを代替するのが良いでしょう。共同で原稿を作り上げていくなどの作業にも利用できます。

また、Redmine同様、アプリ上からチケットやWikiを更新しても、逐一メールは送られてくるので、メール通知がアラートとなってタスク忘れ防止につながります。その他には、クライアントが使うことはないでしょうが、設定からアカウントの切り替えが用意されています。複数のRedmineを利用されている方は、簡単に各Redmineを横断できるので便利です。また、[設定]->[オプション設定]でテーマ(全体の色)変更やトラッカーのカラー設定が行えます。

クライアントとの共同プロジェクト管理の必要性

プロジェクトを進めていくにあたって、クライアントも疑問や不安を感じています。メール、チャットなど、どんな形態のやりとりをするにしても誤解や相違を招くリスクをはらんでいます。ちゃんと伝えたはずという思い込みが、実際にはうまく伝わっていなかったために「言った言わない」や「言っていることが都度変わってくる」など、小さなズレから徐々に大きな問題へと発展していってしまうこともあります。

そのため、できるかぎり誤解や相違を招くことが減らせるようにプロジェクトマネジメントツールを導入することは大いに役立ちます。しかしながら、それがあまりにも慣れない複雑なツールだったりすると逆効果でストレスとなってしまいます。だからこそ、RedminePMのような程良いツールは今後も様々な場面においていろいろな可能性を感じます。

一緒にプロジェクトを成功させようとしている意思が伝わっているかどうか、不明点にすぐ回答できる協力的な姿勢が作られているかどうか、これらができていることでクライアントは安心することができるでしょう。時代はOne to Oneマーケティングとして、平均的なコミニケーションからそれぞれのクライアントの属性をふまえたコミュニケーションで顧客から個客への変革が求められています。クライントと一体となって共同でプロジェクトを管理していくことは今後ますます重要な課題となってくるでしょう。